terça-feira, 24 de fevereiro de 2009

Lidando com reuniões...

Reunião é um evento que pode ser muito produtivo ou muito chato. Vários fatores podem determinar como vai ser a reunião, mas de qualquer forma, quando você é minoria e o assunto não te emociona muito, você deve estar preparado, levando alguns itens que podem ajudar; veja alguns deles:

* Um livro para ler.
* Uma revista para folhear ou artigos para ler.
* Um jornal.
* Comida: alguns biscoitos, chocolates, etc. Neste item você pode ainda promover o seguinte efeito: ao abrir uma embalagem de biscoito ou chocolate que faça barulho, esse pequeno barulho “creck” ao abrir a embalagem poderá despertar fome nos membros da reunião (dependendo do horário), e aí poderá motivar uma pausa/intervalo ou até mesmo o encerramento da mesma. É claro, você deverá ser uma pessoa que não se preocupa em fazer esse barulho no meio da reunião; outro detalhe é que se houver muito barulho na reunião as pessoas não ouvirão seu “creck”, mas nesse caso a reunião já virou bagunça.
* Uma atividade manual que possa ser feita naquele momento: crochê, desenho, etc.
* Um telefone celular, para mandar e receber torpedos.
* Uma agenda ou caderno para fazer anotações de idéias que podem surgir, advindas do que está sendo comentado na reunião ou do que você está lendo.

Não se preocupe em estar lendo material de outro assunto diferente daquele que está sendo discutido, ao menos que hajam poucas pessoas na reunião (esse aspecto ainda é questionável) ou que você esteja sendo eventualmente convidado/invocado a dar sua sugestão/contribuição sobre o assunto discutido.

Se você estiver organizando a reunião e quiser que a mesma seja realmente rápida, faça com que as pessoas fiquem em pé durante a sessão. Ela ocorrerá de forma bem rápida e objetiva, pois o cansaço vai guiando as idéias rumo aos objetivos do encontro.

Outro aspecto de reunião, principalmente quando há muita gente e o clima institucional é de cumprimento de horário, é como se comportar na reunião em relação ao direcionamento de sua visão. Recomendo que seja profissional: olhe para quem está falando. Não desvie seu olhar para as outras pessoas, pois algumas estarão olhando para você de maneira desconfiada, outras farão brincadeiras com você, incomodando quem está falando. E você mesmo, ao olhar para as outras pessoas, ficará imaginando o que elas estão fazendo, porque estão fazendo, etc, distraindo-se do assunto discursado pelo falante, além de encher sua cabeça de imaginação inútil sobre as atitudes da outra pessoa. Claro, a dica deste parágrafo apenas vale para reuniões sérias, se a reunião está “chata”, aí esteja com seu material em mãos para se distrair.

Sempre que possível, use em reuniões um quadro para registrar o que está acontecendo, ou para apresentar o roteiro/pauta e o andamento. Assim evita-se recorrer a deliberações já realizadas, bem como mostrar o andamento da reunião. Mas atenção: não é pra apresentar a ata da reunião em um datashow, mas sim escrever os tópicos da reunião no quadro, registrando conclusões e o andamento da reunião.

Boas reuniões (se possível)!

Nenhum comentário: